Actul de deces se întocmeşte la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs decesul ori s-a găsit cadavrul.
Termenele de declarare a decesului sunt:
- 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei.
Odată cu declararea decesului, declarantul depune următoarele acte:
a) certificatul medical constatator al decesului, întocmit pe formular-tip, în care trebuie consemnată cauza decesului, fără prescurtări, înscrisă cu majuscule;
b) certificatul de naştere şi de căsătorie sau declarație din care să rezulte faptul motivul pentru care nu au fost prezentate.
c) actul de identitate al decedatului sau paşaportul, în cazul decesului unui cetăţean român cu domiciliul în străinătate, în original şi fotocopie;
d) documentul de evidenţă militară al celui decedat;
e) actul de identitate al declarantului.
În cazurile când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, înregistrarea se face în baza certificatului medical constatator al decesului şi a dovezii eliberate de poliţie sau de parchet, din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces. Termenul de declarare a decesului este de 3 zile de la data eliberării certificatului medical constatator al decesului.
În cazul în care decesul nu a fost declarat şi înregistrat în termenul legal de 3 zile, întocmirea actului de deces se face numai cu aprobarea Parchetului de pe lângă Judecătoria Medgidia.